2015年11月12日

個人情報が記録された外部記憶装置紛失に関するその後の対応について

平成27年11月12日

大学共同利用機関法人 高エネルギー加速器研究機構

平成27年11月4日に発表しました個人情報が入った外部記憶装置(USB接続SSD)の紛失につきましては、関係各位にご迷惑、ご心配をおかけしております。

紛失した外部記憶装置に個人情報が含まれていましたことは、本来、作業後削除すべき個人情報ファイルを削除しなかったこと、また、その個人情報を他の教育研究資料等と同じワークステーションのユーザー領域に保存し、そのこと自体を失念して学会等での講演資料等とともに外部記憶装置に複製したことが主な要因でした。機構では、直ちに当該ワークステーションについて個人情報を取り扱うものと教育研究用のものとに分離しましたうえ、再発防止のためにまず取り組めることとして、次の対策を講じているところです。

(1) 全職員に対する関係規程の再確認や個人情報の管理・運用についてのより一層の徹底
(2) 一時的作業後の個人情報の消去の確認を徹底するための手続きの明確化
(3) 削除し忘れている作業後の個人情報の確認及び個人情報と教育研究情報を混在して取り扱っているワークステーション等の調査の開始並びにそれらを踏まえた対応

引き続き、機構内の個人情報の取扱全般について再確認を行い、個人情報の管理の徹底、再発防止に努めてまいります。

今回紛失しました個人情報に該当する方々には、ご連絡を差し上げているところですが、重ねてお詫び申し上げます。

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個人情報が記録された外部記憶装置の紛失について